ПОЛИТИКА

в отношении обработки

персональных данных в процессе трудовой деятельности

1. Общество с ограниченной ответственностью «ЭдуТех Солюшн» (далее – Организация) уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке в нашей организации и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
     Утверждение Политики в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности (далее – Политика) является одной из принимаемых Организацией мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон).
     Политика разъясняет работникам Организации, как и для каких целей их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
     Почтовый адрес Организации: 220076, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Ф.Скорины, 15Б–2; адрес в сети Интернет: www.znaj.by; e–mail: support@znaj.by.
2. В процессе трудовой деятельности Организация осуществляет обработку персональных данных в следующих случаях:

   Цели обработки персональных данных	Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке	Перечень обрабатываемых персональных данных	Правовые основание обработки персональных данных	Категории получателей, уполномоченных лиц1	Срок хранения2
   Оформление (прием) на работу	Физические лица (соискатели работы, члены их семей)	В соответствии со ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) и иными законодательными актами	абз. 8 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99–З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон) (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 мая 2014 г. № 5; иные законодательные акты)	Не передаются	После увольнения – 55 лет
   Формирование, ведение и хранение личных дел работников	Работники и члены их семей	В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2	абз. 8 ст. 6 Закона и абз.3 ст. 8 Закона	Не передаются	После увольнения – 55 лет
   Ведение трудовых книжек	Работники	В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“	абз. 8 ст. 6 Закона	Не передаются	Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет
   Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота	Работники, иные лица (физические лица по гражданско–правовым договорам), сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах	Работники – фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, данные трудового договора (контракта), паспортные данные, образование, возраст, отпуска, дистанционная работа, отпуск по уходу за ребенком. Персональные данные иных лиц (физические лица по гражданско–правовым договорам) – фамилия, собственное имя, отчество, данные договора подряда, возраст, паспортные данные.	В отношении работников – абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч.1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) В отношении иных лиц (физические лица по гражданско–правовым договорам) – абз. 15 ст. 6 Закона	Не передаются	Персональные данные работников – 3 месяца после увольнения. Персональные данные иных лиц (физические лица по гражданско–правовым договорам) – 3 месяца после расторжения и/или истечения срока договора подряда
   Ведение учета фактически отработанного времени	Работники	Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте	абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 132 ТК)	Не передаются	3 года
   Командировки сотрудников	Работники	Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки	абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 94 – 95 ТК)	Могут передаваться третьим лицам (при покупке билетов, бронировании гостиницы, в организацию по месту командирования)	3 года при служебных командировках за границу – 10 лет
   Выплата заработной платы, пособий	Работники, члены их семей	Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные	абз. 8 ст. 6 Закона (п. 4 ч. 1 ст. 55 ТК)	Получатели: Банки, налоговые органы, фонд социальной защиты населения соответствующего района, Белгосстрах, иные государственные органы	55 лет
   Применение мер поощрения	Работники	Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения	абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 196 ТК)	Передаются третьим лицам при представлении к награждению благодарностями, грамотами, почетными грамотами этих лиц, а также при представлении к награждению государственными наградами	55 лет
   Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности	Работники	Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника	абз. 8 ст. 6 Закона (главы 14, 37 ТК)	Не передаются	3 года
   Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде	Работники, члены их семей	Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации	абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК)	Не передаются	В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации)
   Предоставление трудовых и социальных отпусков	Работники, члены их семей	Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей)	абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК)	Не передаются	Графики трудовых отпусков – 1 год; приказы о предоставлении трудовых отпусков – 3 года. По социальному отпуску – 55 лет
   Аттестация работников	Работники, подлежащие аттестации	В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784	абз. 8 ст. 6 Закона	Получатели: Председатель и члены аттестационной комиссии	Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет; аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника
   Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку	Работники	Паспортные данные, сведения о занимаемой должности	абз. 8 ст. 6 Закона	Получатели: Организации, осуществляющие профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку	5 лет
   Изменение и прекращение трудового договора (трудового контракта)	Работники	Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора (трудового контракта)	абз. 8 ст. 6 Закона (главы 3, 4, 9 и 12 ТК)	Не передаются	После увольнения – 55 лет
   Ведение воинского учета	Работники – военнообязанные, члены их семей	В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“	абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. № 1914–XII ”О воинской обязанности и воинской службе“)	Получатели: Военные комиссариаты и иные государственные органы, осуществляющие воинский учет	5 лет
   Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц	Работники, лица, работающие по гражданско–правовому договору	В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема–передачи форм документов персонифицированного учета“	абз. 8 ст. 6 Закона	Получатели: Органы Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь	5 лет
   Подача налоговых деклараций (расчетов) налогового агента по подоходному налогу с физических лиц	Работники, лица, работающие по гражданско–правовому договору	В соответствии с постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.01.2019 г. № 2 "Об исчислении и уплате налогов, сборов (пошлин), иных платежей"	абз. 8 ст. 6 Закона	Получатели: Налоговые органы Республики Беларусь	5 лет
   Оформление необходимых для назначения пенсии документов	Работники	В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596–XII ”О пенсионном обеспечении“	абз. 8 ст. 6 Закона	Получатель: Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение	До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение
   Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	Работники	Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности	абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 224 ТК; глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530)	Получатель: Белгосстрах	3 года
   Документы по охране труда (журналы первичного и повторного инструктажей и др. документы)	Работники, лица, работающие по гражданско–правовому договору	Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения о трудовой деятельности	абз. 8 ст. 6 Закона	Не передаются	Согласно Перечня (разные сроки хранения)
   Расследование несчастных случаев на производстве	Работники	В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“	абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 ст. 55 ТК)	Получатели: Белгосстрах, представители профсоюза, нанимателя	Согласно Перечня (разные сроки хранения)
   Рассмотрение индивидуальных трудовых споров	Работники – стороны индивидуальных трудовых споров	Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров	абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 235 ТК)	Получатели: Стороны индивидуальных трудовых споров (представители профсоюза, нанимателя)	5 лет после урегулирования спора
   Применение системы видеонаблюдения арендодателем с целью соблюдения общественного порядка в помещении и при входе в него (пропуска в помещение)	Работники, посетители ООО "ЭдуТех Солюшн"	Изображение человека	абз. 20 ст. 6 Закона	Не передаются	Не хранятся
   Система управления контроля доступа	Работники	Биметрические данные (отпечатки пальцев)	абз. 3 пункта 2 ст. 8 Закона	Не передаются	В течение срока трудовой деятельности работника
   Использование услуги "Электронная почта" в процессе трудовой деятельности работника	Работники	Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, электронная почта	абз. 8 ст. 6 Закона	Не передаются	В течение срока трудовой деятельности работника
   Отправка электронных документов с использованием системы электронного документооборота podpis.by	Работники – ответственные за предоставление отчетности в Парк высоких технология Республики Беларусь, переписку с государственными органами Республики Беларусь	Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, электронная почта, контактный телефон, электронная подпись	абз. 8 ст. 6 Закона	Получатели: Администрация ПВТ Республики Беларусь, иные государственные органы Республики Беларусь	Согласно Перечня (разные сроки хранения)
   Данные по работникам в регистрах бухгалтерского учета в программном обеспечении «1С: Предприятие» при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных	Работники и члены их семей	Фамилия, собственное имя, отчество, должность, адрес места жительства (места пребывания), паспортные данные, контактный телефон, данные по заработной плате, уплаченным налогам, обязательным сборам, взносам	абз. 8 ст. 6 Закона	Не передаются	В течение срока трудовой деятельности работника
   Данные в локальной вычислительной сети, образуемые в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных	Работники, посетители ООО "ЭдуТех Солюшн"	IP–адрес, логин и пароль сети	абз. 8 ст. 6 Закона	Не передаются	В течение срока трудовой деятельности работника, по посетителям ООО "ЭдуТех Солюшн" – 1 месяц после входа в сеть
   Банковские данные по работникам в системе Клиент–Банк (Интернет–Банк) с целью начисления и выплаты заработной платы на банковские карточки работников	Работники, лица, работающие по гражданско–правовому договору	Фамилия, собственное имя, отчество, банковские реквизиты счета работника, лица, работающего по гражданско–правовому договору	абз. 8 ст. 6 Закона	Не передаются	В течение срока трудовой деятельности работника

   ¹ Здесь отражаются категории получателей, регулярно и постоянно получающие персональные данные, но законодательными актами могут быть предусмотрены и иные случаи обязательной передачи персональных данных, в том числе их передача контрольным и надзорным органам, правоохранительным органам, суду. Уполномоченное лицо – это лицо, осуществляющее обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах.
   ² В случае, если персональные данные содержатся в документе, подлежащем передаче в архив организации, то следует руководствоваться сроком хранения, определенным в номенклатуре дел. В иных случаях рекомендуется определять такой срок самостоятельно, исходя из необходимости соблюдения пункта 8 статьи 4 Закона. При этом рекомендуется, чтобы максимальные сроки хранения персональных данных не превышали сроки хранения типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, определенных республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (например, постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“ (далее – Перечень).
3. Обработка персональных данных работников Организации для целей, не предусмотренных законодательством Республики Беларусь и не связанных с исполнением работниками должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.
4. Предоставление персональных данных работников Организации и членов их семей третьим лицам осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь и настоящей Политикой.
5. Трансграничная передача персональных данных работников Организации осуществляется исключительно для целей направления в служебную командировку за границу.
6. Организация осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
7. Субъекты персональных данных имеют право:
   1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Организация обращалась к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
   2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных Организацией, содержащей:
        место нахождения Организации;
        подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица;
        его персональные данные и источник их получения;
        правовые основания и цели обработки персональных данных;
        срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
        наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
        иную информацию, предусмотренную законодательством Республики Беларусь;
   3. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
   4. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Организацией, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
   5. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами Республики Беларусь;
   6. обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и юридических лиц.
8. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Организацией, субъект персональных данных подает в Организацию заявление в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия – также в форме, в которой такое согласие было получено) соответственно по почтовому адресу или адресу в сети Интернет, указанным в части четвертой пункта 1 настоящей Политики. Такое заявление должно содержать:
     фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
     дату рождения субъекта персональных данных;
     изложение сути требований субъекта персональных данных;
     идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
     личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
9. За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, направив сообщение на электронный адрес: jk@znaj.by.
10. Действующая редакция Политики постоянно доступна по адресу: 220076, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Франциска Скорины, 15Б, административное помещение 2, второй этаж, помещение № 15.
11. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.
12. В случае внесения изменений и (или) дополнений в условия настоящей Политики, данная Политика утверждается в новой редакции и доводится до сведения всех работников Организации путем ознакомления с ее условиями.